Мне кажется, что для автоматизации таких процессов вам нужно обратить внимание на веб формы обратной связи. С помощью них можно добавить много полезных функций. Например, запросы на поддержку и консультацию или запись на мероприятия, чтобы ученики оправляли свою заявку через такую форму. Мне кажется, это самый подходящий вариант в вашем случае, который повысит эффективность обслуживания и сделает его более удобным.